Quando a planilha deixa de dar conta da empresa de serviços

• O mesmo dado é digitado em dois lugares: o serviço na planilha de projetos, o valor na planilha financeira.
• Só uma pessoa entende a planilha, e nas férias dela ninguém mexe.
• Existem várias versões do mesmo arquivo, e ninguém tem certeza de qual vale.
• O número do financeiro não bate com o dos serviços, e conferir toma uma tarde.
• Um serviço atrasou ou estourou o orçamento, e isso só apareceu no fim.
• Para responder quanto a empresa tem a receber, alguém precisa montar a resposta.

Em uma empresa de serviços, o contrato gera parcelas, o serviço gera custos, a equipe gera folha, e tudo isso gera imposto e mexe no caixa. Na planilha, cada um desses fatos mora numa aba, e a ligação entre eles é feita por alguém, à mão.

Enquanto são dez serviços por ano, dá para manter. Com dez por mês, a ligação manual vira o trabalho principal de alguém, e os erros deixam de ser exceção.

A planilha não tem mensalidade, mas tem custo: as horas de quem a mantém, a decisão tomada com número desatualizado, a parcela que ninguém cobrou porque não estava na lista. Esse custo não vem numa fatura, e por isso demora a ser percebido.

• O sistema foi feito para serviços? Contrato, parcelas, equipe e entrega precisam existir sem adaptação.
• O serviço e o dinheiro ficam ligados? O custo lançado deve aparecer no serviço e no caixa ao mesmo tempo.
• Dá para trazer o que já existe? Clientes e equipe devem entrar por importação, não por redigitação.
• Dá para testar com os seus dados antes de pagar?
• A equipe consegue usar com acessos separados, sem ver o que não deve?

A troca mais tranquila começa pelo que mais dói: o caixa, ou o acompanhamento dos serviços em andamento. Os serviços antigos podem terminar onde estão. O que importa é que os novos já nasçam no lugar em que o contrato, a equipe e o dinheiro ficam juntos.